Det första samtalet om arbetsanpassning bör klargöra vilka delar av arbetet som fungerar, vilka som är svåra och vad arbetsgivaren behöver undersöka vidare. Utgå från arbetsuppgifter och arbetsförutsättningar. Bestäm hur ni går vidare och när ni följer upp samtalet.
Var tydlig med syftet redan i inbjudan
Berätta att samtalet handlar om att förstå behov av förändringar i arbetet. Ange vem som deltar och hur lång tid ni har avsatt. Medarbetaren behöver kunna förbereda exempel utan att känna att hen förväntas komma med en färdig lösning. Arbetsgivaren ansvarar för att utreda och genomföra den arbetsanpassning som behövs.
Arbetsanpassning kan vara aktuell både för att förebygga sjukfrånvaro och för att möjliggöra fortsatt arbete eller återgång. Vänta därför inte automatiskt på en sjukskrivning innan ni undersöker ett uppmärksammat behov. AFS 2023:2, 3 kap., anger att arbetsgivaren fortlöpande ska ta reda på om någon behöver arbetsanpassning.
Första samtalet om arbetsanpassning behöver konkreta frågor
Fråga vilka moment som fungerar bra och vilka som skapar svårigheter. Undersök om svårigheterna förändras med arbetstid, tempo, miljö eller sättet att organisera uppgifterna. Det hjälper er att beskriva situationen mer användbart än med en allmän anteckning som ”orkar mindre”.
- Vilka uppgifter fungerar som de är i dag?
- I vilka moment uppstår svårigheter och vad händer då?
- Finns det tider eller arbetsförhållanden som gör skillnad?
- Vilket stöd finns redan och hur fungerar det?
- Vilka förändringar behöver vi undersöka innan vi bestämmer något?
Frågorna är praktiska samtalsförslag. De utgör inte en obligatorisk blankett och behöver anpassas efter situationen. Låt medarbetaren beskriva sin erfarenhet innan du presenterar en lösning som exempelvis andra arbetstider eller andra arbetsuppgifter.
Håll fokus på det arbetsgivaren behöver förstå
Gör inte samtalet till en medicinsk bedömning. Du behöver förstå hur arbetet fungerar och vilka begränsningar eller förutsättningar som behöver beaktas. Skriv inte egna slutsatser om diagnoser. Om bedömningen kräver kompetens som saknas kan arbetsgivaren behöva företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp.
Prata om hur information från samtalet ska hanteras och vilka som behöver känna till praktiska förändringar. Kollegor kan behöva veta vem som tar över en uppgift utan att få privata bakgrundsuppgifter. Håll därför beslut om arbetets organisation åtskilda från detaljer som inte behövs för att genomföra dem.
Undersök alternativen innan du lovar ett upplägg
I ett tänkt exempel beskriver en medarbetare att återkommande avbrott gör en viss uppgift svår. En möjlig väg är att undersöka om uppgiften kan utföras under en avgränsad tid med färre avbrott. Det är ett förslag att pröva, inte en generell lösning för alla arbetsplatser eller behov.
Ta reda på vilka andra uppgifter som påverkas, vilket stöd som behövs och om förändringen kan skapa nya risker. Ett välmenande besked om att ”du slipper allt svårt” kan lämna både omfattning och ansvar oklart. Beskriv i stället vilket arbete som ska utföras, av vem och under vilka förutsättningar.
Skriv ett kort och användbart nästa steg
När ett behov har konstaterats ska arbetsgivaren så snart som möjligt utreda och ta ställning till utformningen av arbetsanpassningen. Därefter ska anpassningen genomföras, följas upp och vid behov justeras. Medarbetaren ska få möjlighet att medverka i detta arbete enligt 3 kap. 6–7 §§.
Avsluta därför med vad ni vet, vad ni behöver undersöka och vem som gör det. Ange när ni hörs igen. Om en förändring ska prövas behöver båda förstå dess omfattning och hur ni bedömer om den fungerar. Skilj tydligt på ett förslag, ett fattat beslut och en fråga som ännu är öppen.
Vanliga misstag att förebygga
Ett vanligt misstag är att vänta tills alla fakta finns innan någon tar ansvar för nästa steg. Ett annat är att besluta om en åtgärd utan att följa upp vardagen efteråt. Undvik också att lägga hela lösningen på medarbetaren genom att bara fråga vad hen vill ha och därefter avsluta samtalet.
Chefen behöver kunna hålla samtalet och känna till organisationens rutiner. Utbildning kan ge en grund, men ersätter inte den sakkunskap som ett enskilt ärende kräver. Stäm av mandat och stödvägar innan du lovar åtgärder som du inte själv kan besluta om.
Vanlig fråga: måste allt bestämmas på första mötet?
Nej. Samtalet kan behöva följas av ytterligare undersökning. Det viktiga är att behovet tas om hand skyndsamt och att ni inte lämnar mötet utan tydligt ansvar för fortsättningen.
Utbildning som nästa steg
Välj kompetensutveckling efter vad du behöver kunna i samtalet och i uppföljningen. En grundkurs kan ge sammanhang, medan ett individuellt ärende kan kräva särskilt stöd. Läs om arbetsmiljöutbildning på vår webbplats och se aktuellt innehåll för BAM – Bättre Arbetsmiljö hos Kompetensutveckla.
Källor och kontroll
Kontrollerat den 2 oktober 2026 mot Arbetsmiljöverkets aktuella webblydelse av AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete. Samtalsfrågor, checklistor och tänkta exempel är vår praktiska vägledning; bindande krav skiljs från allmänna råd.
Foto: Vitaly Gariev via Unsplash, använt enligt Unsplash-licensen.